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PraxDat Version 2


für
Psychotherapeutinnen
Psychologen
Berater
Coaches
Supervisorinnen
Mentore


  PraxDat ist auf ISO-20022 umgestellt und bereit.

Hauptfunktionen

  • Personendaten von KlientInnen, TherapeutInnen und Kunden verwalten.
  • Rechnungen erstellen: Die Rechnungen werden auf leeres standard A4-Rechnungsformular mit integriertem orangem Einzahlungsschein vollständig mit Referenzzeile (ESR) gedruckt.
    Ab 30. Juni 2020 QR-Rechnung (gemäss ISO-20022) PraxDat ist bereit.
  • Zahlungseingänge automatisch verbuchen, via Zahlungsdaten von Ihre Bank oder PostFinance.
    Jederzeit Überblick über bezahlte und ausstehende Rechnungen.
    Details siehe unten unter Rechnung (Faktura).
  • Sie benötigen mit PraxDat:

- für das Erfassen von Rechnungen dank optimierter Abläufe ein Minimum an Zeit

- für das Buchen von Zahlungseingängen höchstens noch 10 Minuten, dies bei beliebiger Anzahl von Zahlungen und inkl. Drucken von Listen wie Zahlungseingang, Debitoren Offenposten, Mahnungen usf.

  • Separate Rechnungsadresse für KlientIn und Rechnungsempfänger ist möglich.
  • Mahnungen erstellen
  • Drucken von Berichten, Adresslisten, Serienbriefe, Mailings, Statistiken usf.
  • Integrierte Debitoren Buchhaltung (Debitoren-Nebenbuch)
    Generieren von Belegen für die Buchhaltung
  • Artikel und Settings verwalten
  • Klientbezogene Dokumentenverwaltung mit MS-Word (Serienbriefe, Mailings)
  • Statistikfunktionen und statistische Berichte (Zusatzmodul)


Detailliertere Übersicht der Funktionen:

Personenkonto / Adressen

  • Persönliche Daten von Klienten und Therapeuten verwalten
  • Anzeigen der letzten Ereignisse von Klient:

- Einzelsitzungen, Paarsitzungen, Supervision, bestellte Artikel usf.

  • Anzeigen von Kontostatus des Klienten:

- Offene Rechnungen (Debitoren)

- Kontosaldo

- Vorauszahlungs-Konto

  • Selektionskriterien für Mailings, Einladungen usf.
  • Es stehen 20 frei definierbare Selektionskriteria zur Verfügung.
  • Berichte und Listen nach frei definierbaren Selektionskriteria
  • Übernahme von Adressdaten eines Telefonbuches (TwixTel) über die Zwischenablage
  • Kommentare erfassen
  • Volltext Suchfunktion


Funktionen nur in Verbindung mit Microsoft Word
(Word gehört nicht zum Lieferumfang von PraxDat)

  • Erstellen von mit dem Klienten verknüpften Briefen und Berichten mit automatischer Dokument-Nummerierung.
  • Übernahme von Personaldaten in Word Dokumente (Merge)
  • Generieren von Dokumenten mit vordefinierten Word-Vorlagen
  • Word Serienbriefe
  • Word Dokumente aus früheren Word-Versionen können geöffnet werden.


Funktionen nur in Verbindung mit geeigneter Telefonieausrüstung

  • Anzeigen von Personenkonto des Klienten bei ankommendem Telefonanruf
  • Wählen von Telefonnummern per Mausklick


Rechnung (Faktura)

  • PraxDat ist eine Debitoren-Software, welche leeres standard A4-Rechnungsformular mit integriertem orangem Einzahlungsschein ESR/ESR+ vollständig inkl. Referenzzeile (oder Codierzeile) bedruckt und Klienten-Zahlungen (via Zahlungsfile) automatisch verbuchen kann.

Zu Ihrem bestehemdem Privat-Kontokorrent oder Geschäftskonto beantragen Sie eine eigene (B)ESR- Teilnehmernummer. Der (B)ESR-Zusatz zu Ihrem Konto ist nicht nur gratis; Sie sparen zukünftig noch Kontoführungsgebühren.

Wie Sie vorgehen müssen, ist im Hilfesystem von PraxDat Schritt für Schritt detailliert erklärt:
- Das Beantragen der ESR-Funktionalität bei Ihrer Bank oder bei PostFinance
- Das Bestellen von Rechnungsformular (bei PostFinance gratis, ev. auch bei Ihrer Bank)
- Das Einrichten der neuen ESR-Funktionalität in PraxDat

  • Rechnungen für KlientInnen und Kunden ausstellen
    Die Rechnungen werden auf leeres standard A4-Rechnungsformular mit integriertem orangem Einzahlungsschein vollständig mit Referenzzeile gedruckt.
  • Separate Rechnungsadresse
    Bezahlt der Patient oder die Klientin die Rechnung nicht selber, kann eine separate Rechnungsadresse angegeben werden. Dies kann die Adresse einer Krankenversicherung, einer Sozialhifestelle oder auch eine beliebig andere Adresse sein. Eine separate Rechnungsadresse kann nur für eine einzelne Rechnung oder auch generell für alle Rechnung eines Klienten angegeben werden.
  • Liste der ausgestellten Rechnungen drucken
  • Zahlungseingänge automatisch verbuchen
    Die Zahlungsdaten erhalten Sie von Ihrer Bank oder PostFinance per Email, Yellownet oder eBanking File-Download.

Mit wenigen Mausklicks sind alle Ihre Zahlungseingänge automatisch verbucht.
Sie sehen sofort, welche Rechnungen ganz, nicht oder nur teilweise bezahlt sind.

  • Liste von Zahlungseingängen drucken
  • Liste von offenen Rechnungen drucken (Debitoren Offenposten)
  • Zahlungen manuell verbuchen (wenn nötig)
  • Rechnungen mahnen (zweistufiges Mahnsystem)


FiBu (Debitoren- Nebenbuch)

Bitte beachten: Dieses Modul ist keine vollständige Finanzbuchhaltung.

  • Jede Aktion (Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge ESR oder manuell, Vorauszahlungen, Umbuchungen usf.) werden von PraxDat im Hintergrund in die Debitoren- Buchhaltung eingetragen. Es besteht ein minimaler Kontoplan. Die Buchungen werden nach den Regeln der doppelten Buchführung ausgeführt.

Es sind keine speziellen Kenntnisse in Buchführung nötig.
Die Buchungen in der Debitoren- Buchaltunge werden automatisch vorgenommen.

  • Jeder Klient hat in PraxDat ein eigenes Konto. Der Konto-Saldo ist auch auf dem Fenster mit den Personaldaten des Klienten eingeblendet. Darin ist auch die Summe der ausstehenden Rechnungen und der Kontostand des Vorauszahlungs-Kontos ersichtlich.
  • Mit diesem Modul werden wenn nötig auch Beträge für von Klientinnen zuviel oder zuwenig bezahlte Rechnungen umgebucht:

- Zuviel Bezahltes einer neuen Rechnung gutschreiben (Gutschrift)
oder auf das für jeden Klienten individuelle Konto Vorauszahlungen buchen

  • Generieren von Abschlüssen in gedruckter Form, deren Werte in die Hauptbuchhaltung oder in die Steuererklärung übernommen werden können:

- Debitorenliste (ausgestellte Rechnungen)
- Debitoren Offenposten
- Liste Zahlungseingänge
- Saldoloisten Konti

  • Vorauszahlungen und Gutschriften verbuchen


Artikel und Settings

  • Beliebige Anzahl von frei definierten Artikel (therapeutische Settings, Telefonate, Berichte, Skripts und Bücher die Sie verkaufen)
  • Berechnungs- Einheit nach Zeit (Std. oder Min.) oder nach Stück
  • Individuelle Menge pro Einheit (z.B. 45 oder 50 Minuten pro Set)
  • Individuelle Preise für jeden Klienten und für jeden Artikel definierbar
  • Zuordnung der Artikel zu Kategorien mit individuellem MwSt- Prozenzsatz
  • Einfache MwSt- Abrechnung